Objetivo
O objetivo da FBDS é criar um ambiente de trabalho positivo para todos os seus funcionários. Portanto, a política da FBDS é garantir que os funcionários com uma queixa relacionada ao emprego possam usar este procedimento para resolver os problemas da forma mais justa e rápida possível.
Abrangência
Queixas são preocupações, problemas ou reclamações apresentadas por um funcionário em relação a questões tais como condições de trabalho, hierarquia superior de cargo, relacionamento com colegas ou comportamento de colegas. Em muitos casos esses problemas podem ser abordados e resolvidos informalmente por meio de relações de trabalho em andamento e sempre incentivamos a equipe a apresentar qualquer problema de modo informal com o superior técnico ou diretor da entidade antes de recorrer a um procedimento formal de queixa. No entanto, se por um lado as discussões informais não resolverem o problema, ou o assunto for de natureza grave para o qual seja inapropriado fazer uma abordagem informal, o importante é que tenhamos um mecanismo formal de reclamação eficiente e eficaz que tenha como objetivo abordar e resolver o problema. Consultar a Política de Salvaguarda da FBDS.
Procedimento Formal de Queixas
Confidencialidade
Todas as queixas serão tratadas com sensibilidade e com o devido respeito pela privacidade de todos os indivíduos envolvidos. Todos os funcionários devem tratar como confidencial qualquer informação e comunicação relacionada a qualquer parte do processo de queixas, a menos e até que haja um acordo de todas as partes afetadas que permita compartilhá-las.
Prazo
O processo formal de queixas deve normalmente ser concluído dentro de um mês após a apresentação da reclamação. A FBDS fará todo o possível para resolver a queixa o mais rápido possível e seguir o prazo estabelecido acima, sempre que possível. No entanto, quando isso não for possível devido à necessidade de investigação adicional ou à falta de disponibilidade de testemunhas ou funcionários envolvidos no processo, podem ser necessários prolongamentos. Qualquer exigência de prorrogação de tempo será explicada claramente ao funcionário que apresentou a queixa.
Responsabilidades
A administração da FBDS garantirá que a aplicação deste procedimento seja implementada de forma justa e consistente. Para garantir consistência, sempre que possível, um Diretor da FBDS estará envolvido em todas as etapas do processo de queixas e documentará todo o processo e também garantirá que qualquer ação acordada seja implementada, monitorada e revisada.
Envio de queixas
Uma queixa formal deve ser apresentada por escrito e enviada a um dos seguintes:
- O Presidente do Conselho Curador: este é o processo normal e deve ser seguido quando a queixa não envolver o Presidente do Conselho Curador.
- O Diretor Executivo: este é o processo que deve ser seguido quando a queixa se relacionar - direta ou indiretamente - com o Presidente do Conselho Curador.
Ao apresentar uma queixa, os funcionários devem incluir as seguintes informações:
- indicar que é uma queixa formal;
- detalhar quaisquer fatos relevantes, datas e nomes ou indivíduos envolvidos;
- dar informações sobre quaisquer discussões informais que já tenham sido realizadas ou ações que já tenham sido tomadas para tentar resolver o problema;
- sempre que possível, indicar sua resolução preferida.
Reconhecimento de queixa
A instância para a qual a queixa é enviada deve emitir o aviso de recebimento da queixa por escrito.
Reunião de análise preliminar
Dias após o recebimento de uma queixa, uma reunião preliminar de análise entre membros relacionados da gerência da FBDS deve ser organizada fisicamente ou por meio de videoconferência para discutir a abordagem para investigação e solução da queixa.
Investigação
Em alguns casos, pode ser necessário que uma investigação seja realizada sobre a queixa. A investigação deve ser conduzida pelo indivíduo que recebe a queixa, com apoio da gerência relacionada da FBDS. Essa investigação pode envolver a tomada de declarações de funcionários ou testemunhas relevantes ou a análise de documentos pertinentes.
Reunião de Queixa
Após o recebimento de uma carta de queixa, o indivíduo que receber a queixa convidará o funcionário autor da queixa a participar de uma reunião formal de queixa, que pode ocorrer fisicamente ou por meio de videoconferência, normalmente dentro de 10 dias úteis ou o mais rápido possível. O funcionário tem o direito de ser acompanhado por um colega à reunião formal, desde que faça uma solicitação razoável e oportuna.
As seguintes pessoas normalmente participarão da Reunião de Queixas:
- o funcionário que apresentou a queixa;
- o Diretor Executivo;
- o Presidente do Conselho Curador ou, se a queixa estiver relacionada ao Presidente do Conselho Curador, um ou mais membros do Conselho Curador da FBDS (se necessário ou solicitado);
- um especialista externo em RH (se necessário).
Durante a reunião, o funcionário tem a oportunidade de explicar sua queixa e como acha que deve ser resolvida. O resultado de qualquer investigação é compartilhado e discutido. As opções de como resolver o problema de uma maneira aceitável para ambas as partes são discutidas e, se possível, acordadas.
Se uma decisão final não puder ser tomada no momento da reunião formal, o indivíduo que recebeu a queixa deve informar ao funcionário quando ele/ela pode de alguma forma esperar uma decisão e que medidas serão tomadas para ajudar a resolver o problema. Se mais uma reunião de queixa for considerada apropriada, essa reunião será organizada sem demora injustificada.
Resultado e ação acordada
O resultado da reunião de queixa pode ser comunicado verbalmente se uma decisão for tomada naquele momento, mas sempre será confirmada por escrito dentro de um período razoável após a reunião de queixa (ou após a reunião final de queixa quando ocorrer mais de uma reunião). O funcionário deve ser notificado de seu direito de apelar contra o resultado.