A Fundação Brasileira para o Desenvolvimento Sustentável - FBDS, pessoa jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, inscrita no CNPJ sob o nº 40.390.569/0001-25, com sede na Av. Rio Branco nº 81, 14º andar (parte), Centro, CEP 20040-004, Rio de Janeiro, RJ e escritório na Rua Engenheiro Álvaro Niemeyer nº 76, São Conrado, CEP 22610-180, Rio de Janeiro, RJ, estabelece e torna público seu REGULAMENTO DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES, que passa a vigorar para os casos de Termos de Parceria, Convênios, Contratos e demais avenças de iniciativa desta Fundação.
Capítulo I - Dos Objetivos
Art. 1º - O presente Regulamento tem como objetivo principal assegurar que as compras e contratações a serem realizadas pela FBDS sejam as mais vantajosas para a Fundação e, consequentemente, para a sociedade em geral, considerando, ainda, a eficiência, agilidade e transparência em suas ações e projetos.
Capítulo II - Dos Princípios
Art. 2º - Este Regulamento visa garantir a observância dos princípios de isonomia, legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, economicidade, eficiência e julgamento objetivo nos processos de compras de bens e contratações de serviços de qualquer natureza.
Capítulo III - Da Aplicabilidade
Art. 3º - São estabelecidos neste documento os procedimentos a serem adotados por todos os Administradores, Dirigentes, Consultores e Pessoal Administrativo da FBDS, para as compras de quaisquer bens e contratações de obras e serviços efetuados por esta Fundação.
Art. 4º - Poderão ser adotadas as regras de compras de bens e contratações de obras e serviços de parceiros da FBDS, cujos recursos são executados no âmbito dos respectivos projetos e ações, desde que sejam compatíveis com a legislação brasileira.
Capítulo IV - Das Disposições Preliminares
Art. 5º - As compras de bens e as contratações de obras e serviços efetuar-se-ão mediante seleção de fornecedores, sendo dispensado tal procedimento apenas nos casos previstos neste Regulamento.
§ único - A FBDS pode utilizar procedimentos de pré-seleção e cadastramento de possíveis executores, para contratação e negociação de atividades a serem desempenhadas.
Art. 6º - A participação na seleção de fornecedores implica a aceitação integral e irretratável dos termos do pedido de compras/serviços ou ato convocatório, dos elementos técnicos e instruções fornecidas pela FBDS aos interessados em termos de referência, bem como na observância deste Regulamento e normas aplicáveis.
Art. 7º - Quando forem contratados serviços de consultoria, os pagamentos somente serão efetuados mediante a entrega e devida aprovação dos produtos pela FBDS, isoladamente ou em conjunto com demais parceiros, apoiadores e/ou financiadores do projeto ou ação.
§ 1º - Caso seja necessário parcelar o valor do pagamento referente à consultoria, a integralidade do valor somente será paga mediante a entrega e aprovação do produto final, conforme termos de referência e contrato correspondente.
§ 2º - Caso previsto em contrato, os pagamentos de serviços de consultorias estarão condicionados ao equivalente repasse de recursos do parceiro/contratante/financiador do projeto ou atividade.
Art. 8º - No momento do pagamento, somente serão aceitos documentos fiscais ou equivalente.
§ 1º - Será dada prioridade para contratações de Pessoas Jurídicas.
§ 2º - No caso de serviços eventuais executados por Pessoa Física deverá ser emitido Recibo de Pagamento a Autônomo - RPA.
§ 3º - Sempre que possível, deverão ser priorizados fornecedores de bens dos mercados locais onde os projetos e atividades estejam sendo realizadas.
Capítulo V - Da Inexigibilidade e Dispensa da Seleção de Propostas
Art. 9º - É dispensável ou inexigível a seleção de propostas:
- Para as compras de bens e contratações de obras e serviços até o limite especificado no Inciso I do Artigo 11 deste documento;
- Na compra de materiais, equipamentos ou gêneros diretamente de fornecedor exclusivo;
- Para contratação de serviços técnicos, de natureza singular, com profissionais ou instituições de notória especialização;
- Para aquisição, locação ou arrendamento de imóvel destinado ao atendimento dos fins da FBDS ou seus projetos e ações, cujas necessidades de instalação e localização condicionem a sua escolha, sendo o preço compatível com o valor do mercado;
- Quando não houver interessados na seleção de propostas anteriormente realizada e esta não puder ser repetida sem prejuízo para o cronograma de execução das atividades dos projetos e ações;
- Nos casos de emergência ou calamidade pública, quando caracterizada urgência de atendimento de situação que possa gerar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, serviços e equipamentos;
- No caso em que o parceiro, apoiador e/ou financiador tiver realizado um prévio processo seletivo, cujo resultado aprove a equipe técnica indicada pela FBDS;
- No caso de fornecedores ou prestadores de serviços que já tenham experiências prévias exitosas com a FBDS, desde que os preços sejam compatíveis com o mercado.
Capítulo VI - Das Modalidades de Seleção das Propostas
Art. 10 - As modalidades para seleção das propostas a serem apresentadas, observados os limites de valores estabelecidos no Capítulo VII deste Regulamento a seguir, serão:
- Pesquisa de Preço - serão solicitados no mínimo 3 (três) orçamentos, se assim houver no mercado, identificando a data da pesquisa, nome do fornecedor, contato, valores ofertados e condições de entrega e pagamento;
- Convite - será produzido um ato convocatório e encaminhado a, no mínimo, 3 (três) fornecedores, solicitando propostas de preços com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis, para compras de bens, obras e serviços, devidamente descritos nos termos de referência;
- Concorrência ou concurso de propostas - será produzido um ato convocatório e publicado na página da FBDS na internet e/ou outro veículo de comunicação pertinente e de livre acesso, com antecedência mínima de 8 (oito) dias úteis, para compras de bens, obras e serviços, devidamente descritos nos termos de referência.
§ 1º - Para a seleção de propostas, independente da modalidade, deverá ser julgada a melhor relação custo/benefício para a execução das atividades e projetos da FBDS.
§ 2º - Serão utilizados como critérios de seleção as qualificações técnicas do fornecedor, o produto/serviço e o preço apresentado.
§ 3º - A divulgação e o recebimento de propostas previstas nas modalidades dos incisos I e II poderão ser realizados por meio de comunicações via e-mail ou correio.
§ 4º - O recebimento ou obtenção de orçamentos, previstos na modalidade do inciso I, poderá ser realizado por impressão física ou digital de páginas da internet, catálogos de preços e materiais de divulgação impressos, e/ou comunicações via e-mail ou correio.
§ 5º - Nos casos previstos no inciso III deste artigo, no momento da publicação do ato convocatório, será nomeada uma Comissão Julgadora composta por no mínimo 3 (três) integrantes indicados pela FBDS para avaliação das propostas recebidas.
Capítulo VII - Dos Limites
Art. 11 - São limites para a dispensa e para as modalidades dos processos formais de compra e contratação:
- Dispensa - até o valor de R$ 30.000,00 (trinta mil reais) inclusive;
- Pesquisa de preço - a partir de R$ 30.000,01 (trinta mil reais e um centavo) até R$ 60.000,00 (sessenta mil reais) inclusive;
- Convite - a partir de R$ 60.000,01 (sessenta mil reais e um centavo) até R$ 450.000,00 (quatrocentos e cinquenta mil reais) inclusive;
- Concorrência ou concurso de propostas - a partir de R$ 450.000,01 (quatrocentos e cinquenta mil reais e um centavo).
§ Único - Os limites especificados nos incisos I a IV deste Artigo podem ser ajustados em caso específicos, em comum acordo com os parceiros, apoiadores e financiadores, no caso de projetos ou ações que assim o requeiram, sendo os novos limites válidos apenas para esses projetos ou ações.
Capítulo VIII - Dos Processos de Compras e Contratações
Art. 12 - Os processos de compras/contrações serão compostos pelas seguintes etapas:
- Elaboração dos Termos de Referência ou especificações técnicas dos serviços ou bens a serem adquiridos, por membros da equipe do projeto ou ação e submetidos à aprovação do coordenador ou administrador do projeto;
- Encaminhamento à Diretoria Executiva da FBDS, para análise e aprovação, considerando a pertinência da compra/contratação e os limites orçamentários dos projetos ou atividades e posterior condução do processo de seleção de propostas, conforme descrito nos capítulos V e VI deste Regulamento;
- Compras de bens e contratações de obras e serviços: será firmado contrato específico com o fornecedor selecionado, salvo exceções descritas neste Regulamento.
§ 1º - É facultada a dispensa de contrato, a critério da FBDS, nos casos de compra com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, com pagamento integral efetuado pela FBDS após o recebimento. O mesmo poderá ser estendido para serviços de apoio e manutenção, excluindo-se os serviços de consultoria.
§ 2º - Quando a despesa não estiver diretamente relacionada a um projeto em execução, o responsável pelo setor da FBDS terá competência para solicitá-la.
§ 3º - No caso de contratos que se enquadrem na modalidade concorrência ou concurso de propostas, o fornecedor selecionado deverá comprovar a regularidade fiscal e trabalhista antes de se firmar o respectivo contrato.
§ 4º - Poderá ainda a FBDS no exercício regular de suas atividades e dentro de projetos em execução, oferecer bolsas de estudo, pesquisa e de levantamento de dados e informações para serem implementados em seus projetos e atividades.
Art. 13 - Os instrumentos convocatórios deverão assegurar à FBDS o direito de cancelar o processo seletivo de compras/contratações, previamente à assinatura do contrato.
Art. 14 - O processo deverá ser mantido arquivado na sede da FBDS durante o período estabelecido no instrumento de avença firmado com o órgão responsável pelo repasse dos recursos, salvo em casos que esse período seja inferior aos prazos estabelecidos na legislação vigente, para posteriores averiguações, fiscalizações e possíveis auditorias internas ou externas.
Art. 15 - Poderá ser solicitado, pelo coordenador ou administrador do projeto, responsável pela área/núcleo, ou o setor administrativo da FBDS, aditamento para aumento do valor inicialmente contratado, e das quantidades a serem adquiridas, considerando a disponibilidade financeira no referido projeto ou ação.
§ 1º - O aumento de valor deverá ser proporcional ao adicional de serviços prestados, execução da obra ou quantidade de bens, exceto nos casos de aumentos comprovados dos preços dos insumos necessários à consecução do objeto do contrato.
§ 2º - Cabe ao Presidente ou Diretor Executivo da FBDS a aprovação de quaisquer aditamentos.
Art. 16 - São cláusulas necessárias e essenciais em todo contrato a ser firmado pela FBDS, as que estabeleçam:
- Identificação atualizada e conforme da contratada, com CNPJ, endereço, CEP;
- No caso de contratação de pessoa jurídica, identificação atualizada e conforme do representante legal da contratada, com CPF, cargo, endereço do domicílio completo, com CEP;
- Origem dos recursos para o contrato em questão;
- Possibilidade de aditamento do objeto, prazo ou valor do contrato, mediante assinatura de Termo Aditivo;
- O objeto contratado, as datas de entrega total ou parcela de produto(s) com a respectiva identificação e seus elementos característicos.
§ Único - No caso da existência de termo de referência este deve ser citado como parte integrante do objeto do contrato. - O preço e as condições de pagamento;
- Vigência e condições para início do serviço, obra ou fornecimento do bem;
- Obrigações das partes;
- A indicação do foro para dirimir as dúvidas decorrentes da execução do objeto do contrato, estabelecendo a obrigatoriedade da prévia tentativa de solução administrativa.
- A faculdade das partes rescindirem o instrumento, a qualquer tempo, com as respectivas condições, sanções e delimitações claras de responsabilidades, além da estipulação de prazo mínimo de antecedência para a comunicação dessa intenção, que não poderá ser inferior a 30 (trinta) dias;
- Propriedade intelectual e autoria dos produtos, não concorrência e penalidades.
Art. 17 - Nas seguintes ocasiões especiais, será formado um Comitê de Avaliação com a finalidade de julgar as propostas apresentadas e decidir sobre as contratações:
- Aquisições ou contratações acima de R$ 800.000,00 (oitocentos mil reais);
- Aquisições ou contratações em que haja um importante componente qualitativo na escolha, que se sobreponha ao componente quantitativo das propostas.
O Comitê de Avaliação será formado pelos seguintes membros da equipe da FBDS:
- Diretor Executivo;
- Diretor Técnico-Científico;
- Gerente do Projeto.
Capítulo IX - Do Recebimento dos Bens Adquiridos e Serviços Prestados
Art. 18 - No recebimento de qualquer compra, obra ou serviço contratado, deverá ser feito o confronto do documento fiscal original com o respectivo termo de referência e/ou contrato.
§ Único - Durante o confronto do documento fiscal com as especificações acordadas em termo de referência e/ou contrato, proceder-se-á à verificação física da compra, da contração de obra ou serviço, no que tange à qualidade, especificação, prazo de validade e garantia, quando for o caso, quantidade e integridade, preferencialmente na presença do fornecedor e/ou transportador.
Art. 19 -Havendo recusa no ato do recebimento da compra, obra ou serviço e/ou devolução de alguma mercadoria, total ou parcialmente, o responsável pelo recebimento deverá informar imediatamente ao coordenador do projeto ou ao setor administrativo da FBDS, para que sejam tomadas as medidas necessárias junto ao fornecedor, no que se refere ao seu cancelamento, tomando as providências para sustar o processo de pagamento que poderá estar em curso.
Capítulo X - Dos Recursos Administrativos
Art. 20 - Dos atos da FBDS, decorrentes da aplicação deste Regulamento, caberá Pedido de Reconsideração aos interessados em fornecimento/prestação de serviço, desde que tenham se manifestado formalmente dentro do processo, em conformidade com o texto do instrumento pelo qual a FBDS fez público tal solicitação de orçamento. Deverão ser considerados os prazos constantes no ato de publicidade, respeitado o prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis a contar da data do conhecimento pelos impetrantes do ato considerado irregular ou ilegal.
§ Único - O Pedido de Reconsideração será apreciado pela FBDS no prazo de até 15 (quinze) dias úteis a contar do recebimento do citado Pedido de Reconsideração.
Capítulo XI - Das Disposições Finais
Art. 21 - A FBDS tomará todas as medidas necessárias para evitar conflitos de interesse e garantir a competição nos processos de contratação previstos neste Regulamento.
Art. 22 - No caso de contratos firmados com instituições que exijam o cumprimento de suas próprias normas com relação a políticas de compras, a FBDS verificará possíveis conflitos e adotará as cláusulas mais restritivas.
Art. 23 - Os casos omissos neste Regulamento serão decididos pelo Conselho Deliberativo da FBDS, devidamente justificados.