Contexto
A FBDS pratica e estimula a realização de projetos e pesquisas em parceria com instituições congêneres, na convicção de que trabalhos assim realizados trazem visões e conhecimentos diferenciados que podem em muito contribuir para a execução de serviços de excelente qualidade.
Premissas
Para atingir os objetivos acima almejados, os parceiros da FBDS devem apresentar as seguintes características:
- Proficiência técnica na área de conhecimento demandada pelo projeto.
- Reputação ilibada e reconhecimento dessa reputação pelas partes interessadas no projeto.
- Demonstrar regularização perante a legislação vigente referente ao ambiente de trabalho, incluindo mas não se limitando a trabalho escravo; trabalho de menores de idade; respeito às leis trabalhistas; e discriminação por raça, gênero, religião, limitações físicas ou qualquer outra característica pessoal que não interfira na realização dos serviços a serem executados.
- Estar de acordo e se comprometer a cumprir as Políticas Operacionais da FBDS, em tudo que digam respeito às suas responsabilidades no projeto.
- Comprovar situação financeira compatível com as características do projeto.
Due Diligence
Para a correta avaliação das premissas estabelecidas, deverá ser realizada uma Due Diligence com, no mínimo, o escopo a seguir:
- Examinar a experiência da instituição parceira na execução de trabalhos semelhantes, com ênfase no currículo do(s) coordenador(es) e principais profissionais envolvidos.
- Verificar a reputação do potencial parceiro junto aos stakeholders em seu ramo de atuação.
- Consultar o Cadastro Nacional de Empregadores com Trabalho Análogo à Escravidão; o JusBrasil, com relação a condenações trabalhistas e processos referentes a menores de idade e discriminação no ambiente de trabalho; processos condenatórios referentes a segurança e salubridade no trabalho.
- Incluir no contrato de prestação de serviços ou qualquer outro documento a ser assinado com o potencial parceiro uma cláusula de estar ciente e de acordo com as Políticas Operacionais da FBDS, comprometendo-se a cumpri-las em todas as situações que digam respeito às suas atividades no projeto.
- Analisar os demonstrativos de resultados dos últimos 2 anos e cotejá-los com as responsabilidades financeiras concernentes ao trabalho a ser executado.
Procedimentos Internos
- A realização de todos os trabalhos relacionados no item Due Diligence deverá ser coordenada pelo(a) Diretor(a) responsável pelo projeto, em parceria com a Área de Controladoria.
- Caso seja necessário, deverá ser contratada consultoria externa para as devidas avaliações e orientações.
- Ao final do processo bem-sucedido de Due Diligence, a celebração do instrumento de parceria deverá ser previamente aprovada pelo Diretor Executivo.
Monitoramento e Avaliação
- O Diretor da FBDS responsável pelo projeto deverá acompanhar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos a serem executados pelo parceiro, levando sempre em consideração a qualidade desses trabalhos; sua adequação ao cronograma estabelecido; seu possível impacto nas atividades da FBDS e de outros executores; sua aderência ao orçamento pactuado.
- Caso necessário, poderá ser contratada consultoria externa para auxiliar nessa avaliação.
- Qualquer desvio relevante deverá ser relatado em Reunião de Diretoria, que deliberará sobre as providências a serem tomadas.
- Tais providências poderão incluir, dentre outras, a imediata notificação ao parceiro a respeito da inadequação dos serviços; estabelecimento de prazo para adequação aos parâmetros contratuais; suspensão no repasse dos recursos, quando esses passarem previamente pela Fundação; obrigação de reforço ou substituição da equipe envolvida.
Disposições Finais
- A FBDS e seus parceiros deverão estabelecer uma rotina periódica de reuniões para avaliação conjunta do progresso e qualidade dos trabalhos e estabelecimento de eventuais correções que se fizerem necessárias.
- Por se tratarem de instituições diferentes, cada uma com sua expertise própria, se possível deverão ser programados eventos para troca de experiências e conhecimentos entre as diferentes equipes técnicas.
- Os parceiros deverão dar, uns aos outros, acesso irrestrito e imediato aos trabalhos que estejam sendo elaborados, mesmo que não estejam concluídos.
- O compartilhamento de instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo deverá ser objeto de acordo prévio, ajustado estritamente às necessidades do projeto.